Objectif du chapitre : présenter l’originalité, principes et fonctionnement. Apprendre à utiliser le chemin comptable c'est-à-dire se déplacer dans les livres pour essayer dans un sens d’élaborer les états financiers et dans un autre sens de contrôler les états financiers. Mais aussi s’interroger sur les recommandations pratiques d’une tenue de comptabilité. Les comptabilités évoluées reposent sur le principe de la partie double, sur l’application de R d’enregistrement, et sur la mise en œuvre de technique d’organisation.

I/ La comptabilité en partie simple ou comptabilité des recettes dépenses

Cette comptabilité en partie simple est dite comptabilité tenue en finance, elle correspond à la comptabilité des seuls flux monétaires c'est-à-dire que dans la comptabilité en partie simple seules les opérations donnant lieu à une entrée ou à une sortie de trésorerie sont enregistrés dans les livres ; donc il n’existe pas de compte de tiers pour enregistré les créances et les dettes.

Il n’existe pas non plus de comptabilisation des achats et des ventes effectué à crédit à simplicité de cette comptabilité car ne nécessite qu’un seul livre comptable qui sera le journal de caisse, et un enregistrement unique par opération. Cela explique que cette comptabilité soit utilisée par les ménages. Elle est aussi utilisée souvent par les professions libérales qui n’ont pas de formation comptable.

Cette comptabilité manque d’exhaustivité et elle est insuffisante pour le calcul du résultat et la mesure du patrimoine. Par ailleurs, sa vérification est aussi beaucoup + difficile, il est impossible d’établir des balances et des contrôles arithmétiques comme en partie double.

II/ La partie double ou comptabilité des flux patrimoniaux

C’est un système qui a été codifié au XVème siècle par Luca Pacioli qui était un moine franciscain mathématicien ami de Léonard de Vinci et qui avait été l’auteur du « traité d’arithmétique de géométrie des proportions et de la proportionnalité ». Chaque opération comptable donnera lieu à une double inscription, l’une au débit d’un compte, l’autre au crédit d’un autre compte faisant de chacune d’elle une opération à double face présentant l’objet de l’enregistrement et sa contrepartie. Ainsi exp le règlement d’un salaire par la banque fera l’objet d’un débit d’un compte de charge (641) rémunération du personnel, par le crédit d’un compte d’actif (512) banque. Autre exp l’enregistrement d’une vente à crédit  va entrainer le crédit d’un compte de crédit (701) vente de produit fini, mais aussi le crédit d’un compte de stock (355) produit fini, et le débit d’un compte de client (410) qui enregistre l’acquisition d’une créance sur un tiers

En systématisant il sera facile de voir que cette comptabilité plus exhaustive que la précédente est mieux adaptée à la mesure des flux patrimoniaux et à la détermination du résultat et de l’enrichissement de l’entreprise. Donc la reconnaissance des produits et des charges par leur engagement indépendamment des flux de trésorerie correspondant aux encaissements et aux décaissements vont faciliter la justesse des bilans.

Ces règles sont conventionnelles, et elles traduisent des valeurs d’emploi ou de ressources qui aident à la compréhension de ces R

I/ Le mouvement des comptes : opérations de débit et opérations de crédit

On appelle débit une inscription dans la partie gauche d’un compte, et crédit une inscription dans la partie droite du compte. Comme la plupart des comptes connaissent en pratique de nombreux mouvements au cours du temps, chaque compte sera plusieurs fois débité et plusieurs fois crédité. Le solde d’un compte établi le reliquat, ce qui reste sur celui-ci, c'est-à-dire la résultante de la ≠ entre la somme des débits et la somme des crédits. Si la somme des débits est supérieure à la somme des crédits, le solde est débiteur. Si la somme des crédits est supérieure à la somme des débits, le solde est créditeur.

Donc en résumé débit et crédit sont des symboles qui décrivent les 2 faces d’une même opération c'est-à-dire qu’il y a toujours un financement et une utilisation d’argent c'est-à-dire un enregistrement et sa contrepartie. Les comptes rattachés au bilan et comptes rattachés au résultat ont des R de fonctionnement ≠. Les comptes étant rattachés au bilan augmente du côté où ils sont inscrit au bilan et diminues de l’autre. Ainsi les comptes de l’actif augmente en débit et diminues en crédit. Pour les comptes de passif c’est l’inverse c'est-à-dire il augmente en crédit et diminue en débit.

Pour les comptes de gestion, les comptes de charge augmente en débit et diminues en crédit. Les comptes de produits augmente en crédit et diminues en débit

II/ Les flux d’emploi ou de ressource, ou la justification du débit/crédit

Il s’agit d’une tentative d’explication du mouvement des comptes fondée sur l’analyse de l’économie des opérations. Selon cette conception qui cherche à expliquer la logique économique et financière et transactions, le débit d’un compte traduit un emploi d’argent c'est-à-dire l’utilisation financière de fonds, alors que le crédit d’un comte traduit une ressource d’argent c'est-à-dire un dégagement de valeur ou de fonds. En gardant à l’esprit que tout flux de monnaie va correspondre à un flux physique.

Il est possible de justifier le mouvement des comptes comme de la manière suivante :

-          Concernant les comptes de bilan, le débit d’un compte d’actif indique une utilisation d’argent correspondant à la décision de détenir une partie de sa richesse sous la forme d’uin actif particulier, qu’il s’agisse d’une créance, d’une immobilisation … ,on peut dire qu’il s’agit d’utiliser un stock de ressource. Le crédit d’un compte d’actif exprime un dégagement de valeur par la décision de gestion de déstocker cette ressource. Donc réduire une utilisation, c’est en terme économique dégager, créer une  ressource

Le crédit d’un compte de passif enregistre la mise à disposition de l’entreprise d’une nouvelle ressource, alors que le débit d’un compte de passif exprime une diminution du stock de ressource accessible à l’entreprise c'est-à-dire de ses financements. Ainsi sur le plan économique et financier la diminution d’une ressource correspond à un emploi financé donc à une utilisation

-          Concernant les comptes de gestion : le débit d’un compte de charge est analysé comme une consommation constatée ou prochaine d’une ressource productive (personnel, achat…). Le crédit d’un compte de charge constate la récupération d’une valeur donc un dégagement de ressources.

Le crédit d’un compte de produit constate une ressource alors que le débit d’un compte de produit réduit les ressources de l’entreprise par rapport à celles qui étaient acquises, c’est donc un emploi de ce compte.

Sur le plan logique ces R permettent de comprendre le fonctionnement économique sous jacent de la comptabilité en partie double.

EXP : achat comptant d’un produit. Quel compte faut-il débiter ? Et lequel faut-il créditer ? On va débiter le compte achat (60) et on va créditer le compte banque (512) du même montant

Exp : règlement à un fournisseur d’une somme X à compte débité, compte fournisseur (401) et le compte crédité est le compte banque (512)

Exp : règlement d’un client de somme X à débité le compte banque et on va créditer le compte client.

Exp : avoir sur achat c'est-à-dire qu’il va falloir débiter le compte fournisseur et créditer le compte achat (607)

III/ Inventaire permanent et inventaire intermittent

Ces 2 systèmes concernent la tenue des stocks qui peut se faire soit :

-          Lors de chaque opération d’achat ou de vente d’une marchandise qui conduit à créditer ou débiter un compte de stock en même temps que sont débités et crédités, les comptes de bilan et de gestion concernées

-          Soit le faire une fois par an lors de l’inventaire extra comptable de manière à établir les états financiers pour produire les comptes annuels.

L’inventaire permanent exige la tenue d’une comptabilité analytique en coût standard qui permettent de chiffrer à tout moment la valeur des entrés ou des sorties des stocks.

La comptabilité tient lieu de mémoire de l’entreprise. Elle permet à ses acteurs, comme aux tiers de prendre connaissance des principaux faits économiques qui concernent l’entreprise. A ce titre il est important de bien connaitre le chemin parcouru par tout fait économique qui concerne l’entreprise. Donc des livres tenus autrefois manuellement, aujourd’hui informatiquement, vont être nécessaires pour procéder aux enregistrements comptables et aux vérifications.

Le 1^er enregistrement comptable se fait dans le journal où la comptabilisation des opérations est journalière et se fait par article et de façon chronologique.

Un article d’enregistrement comprend plusieurs choses :

-          D’abord la description de la nature de l’opération (le libellé)

-          La référence de la pièce justificative (souvent une facture)

-          La date de l’opération

-          Les numéros des comptes à débiter et à créditer

-          Le montant du débit et le montant du crédit

Les enregistrement se font au fil de l’eau pour tous les comptes et se succèdent ainsi dans la semaine et dans l’année. Si l’on se contentait de ce seul enregistrement, l’entreprise se trouverait confrontée à une difficulté car vu le nombre d’écriture comptabilisé dans le journal en cours d’année il serait très difficile voir impossible d’obtenir directement la position d’un compte à une date donnée.

C’est pourquoi à cet enregistrement de détail chronologique et quotidien dans le journal, succède un autre enregistrement qui lui est méthodique dans un autre livre appelé le grand livre.

Ce dernier reprend l’ensemble des comptes de l’entreprise  et l’enregistrement d’une opération y est reporté en débit ou en crédit selon le cas suivant le compte concerné. On obtient ainsi à la fin d’une période (semaine, mois, année) le solde de chaque compte ce qui rend possible l’analyse des faits (état des créances…).

Le journal, le grand livre et le livre des inventaires sont obligatoires.

Le journal et le livre des inventaires doivent être, chaque année, côté et paraphé par le greffier du TC. Des documents informatiques peuvent tenir lieu de journal inventaire. Au sujet des données informatiques il faut les identifier, numéroter et dater dès leur établissement par des moyens offrant toute garantie en matière de preuve.

Il existe aussi un 3^ème doc synthétique appelé la balance regroupant sur une seule page la totalité des comptes de l’entreprise avec pour chacun d’entre eux le montant total des débits depuis la dernière balance, celui des crédits et le solde à la date concernée. On notera que sur la balance le total des débits doit être = au total des crédits, de même le total des soldes créditeurs doit être = au total des soldes débiteurs.

C’est à partir de la balance que seront établis les résultats financiers bilan, compte de résultat et annexe.

En résumé l’information concernant les faits économiques de l’entreprise est transcrite successivement dans plusieurs livres de compte. On va avoir alors deux possibilités puisque cette chaine on pourra la parcourir soit dans un sens descendant, on parle alors de chemin comptable, soit dans le sens ascendant et alors on parlera de chemin de révision et c’est le rôle du contrôleur au compte. Donc l’expert comptable qui établi les comptes annuels sur la base des informations fournies par l’entreprise à l’expert comptable va parcourir le chemin comptable des faits éco vers les états financiers, en revanche le commissaire au compte qui vérifie la régularité des comptes, sa sincérité va pour ce faire parcourir le chemin de révision à il part des états financiers pour arriver jusqu’aux faits économique.

Les praticiens de la comptabilité sont toujours surpris par les difficultés d’application de la technique comptable au cas particuliers constitué par l’entreprise. La seconde préoccupation des créateurs d’entreprise une fois l’activité en bonne marche, c’est de faire les comptes. Leur souci est souvent de connaitre rapidement le résultat réalisé. Il est alors clair que la notion de résultat est beaucoup + importante que celle de patrimoine. L’entrepreneur s’intéresse + a compte de résultat qu’au bilan. Donc pour faciliter le travail de la tenue des comptes il faut suivre un certain nb de recommandations simple

I/ Le classement des pièces comptables dans l’entreprise

Il est recommandé d’ouvrir plusieurs classeurs qui regrouperont les pièces justificatives. De quels types ? Un classeur de vente qui va regrouper  les doubles des factures par ordre chronologique. Egalement un classeur d’achat regroupant les factures par ordre chronologique. Un classeur trésorerie regroupant l’ensemble des pièces bancaires, bordereau de remise de chèque détaillé par client, bordereau de remise d’espèce, ordre de virement, avis de débit indiquant le montant des agios éventuels. Un classeur fiscal regroupant l’ensemble des déclarations fiscales usuels, c'est-à-dire le bordereau d’impôts, déclaration 1003 de taxe pro et avis d’imposition, avis libératoire de taxe d’apprentissage et déclaration, avis libératoire de la formation pro continue et déclaration, taxe sur les véhicule de société, taxe foncière, CSG, participation des employeurs à l’effort de construction.

Un classeur social regroupant les principales données sociales à déclaration préalable d’embauche, les contrats de travail, bordereau de cotisation URSSAF, bordereau de cotisation ASSEDIC, bordereau de cotisation au caisse de retraite non cadre, bordereau de cotisation au caisse de retraite cadre, éventuellement les appels de charge social du dirigeant s’il est soumis au régime social des non salariés.

Enfin un classeur divers regroupant ≠ informations permanentes de l’entreprise pouvant être subdivisé à contrats d’assurance, les contrats de crédit bail ou de location, le bail commercial, les courriers divers qui concernent l’entreprise.

Un classement rigoureux évite de perdre du temps dans une recherche fastidieuse et permet au comptable de travailler dans de bonnes conditions.